Toon DevlooOrganisaties omarmen duurzaamheid steeds meer als een business prioriteit. Hierbij wordt het potentieel erkend om op lange termijn zowel groei als een positieve maatschappelijke impact te stimuleren. Om er voor te zorgen dat de duurzaamheidsagenda verder aan momentum wint, heeft de Europese Unie de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) in het leven geroepen. Deze nieuwe regelgeving vereist dat organisaties informatie over hun duurzaamheidsactiviteiten dienen op te nemen in hun jaarrapport. Hierbij benadrukt de CSRD het belang van personeelsdata en de cruciale rol die werknemers spelen bij het bereiken van duurzaamheidsdoelstellingen. Hierdoor krijgt HR een unieke kans om de CSRD in te zetten als referentiekader voor het verder opschalen van hun data & analytics inspanningen (bv. het verzamelen van werknememerdata, analyses, en rapportering) en om zo ook bij te dragen aan de duurzaamheidsambities van hun organisatie.
Wat is CSRD?
De CSRD betreft een uitbreiding van de Non-Financial Reporting Directive (NFRD), met een specifieke focus op milieu, maatschappij, en bestuur (ESG) normen. Hoewel ESG en CSRD beiden de rapportering van duurzaamheidsactiviteiten betreft, bevat de nieuwe CSRD een uitgebreidere en specifiekere set van rapporteringsstandaarden, waardoor het voor externe partijen (bijv. jobkandidaten, klanten of overheid) gemakkelijker wordt om de duurzaamheidsinspanningen en -impact van een bedrijf te evalueren. De organisaties die onder de CSRD vallen zijn:
- Vanaf 1 januari 2024 moeten beursgenoteerde bedrijven en financiële instellingen met meer dan 500 werknemers, die al onder de verplichtingen van de NFRD vallen, de CSRD toepassen. Het eerste CSRD rapport onder deze regelgeving wordt verwacht in 2025.
- Vanaf 1 januari 2025 moeten grote ondernemingen die niet onder de NFRD vallen, en die voldoen aan minimum 2 van de volgende vereisten, de CSRD toepassen: minstens 250 werknemers, of een omzet van 40 miljoen Euro, of totale activa ter waarde van ten minste 20 miljoen Euro. Het eerste CSRD rapport onder deze regelgeving wordt verwacht in 2026.
- Vanaf 1 januari 2026 moeten beursgenoteerde kmo's voldoen aan de CSRD en hun eerste rapporten tegen 2027 indienen.
Eigen personeel
De CSRD omvat 12 Europese rapporteringsstandaarden (ESRS) voor duurzaamheid, die zijn ontwikkeld door de European Financial Reporting Advisory Group (EFRAG). We raden aan om een kijkje te nemen op hun website en om zo toegang te krijgen tot verschillende relevantie instructies en gedetailleerde overzichten van deze rapportagestandaarden. Deze standaarden beslaan een uitgebreide selectie van duurzaamheidsthema's binnen de drie pijlers van ESG: milieu, maatschappij en bestuur. Binnen deze 12 standaarden zijn er twee die relevant zijn voor alle aspecten van duurzaamheid, terwijl de andere tien zich richten op specifieke ESG-onderwerpen.
Hoewel er verschillende van deze standaarden gelinkt kunnen worden aan verantwoordelijkheden die bij HR liggen, is de meest relevante norm voor HR de "ESRS S1 Own workforce" standaard. Deze standaard benadrukt het belang van transparante rapportage over de impact die de organisatie heeft op haar personeel, het managen van gerelateerde risico's en kansen, en de bredere implicaties die deze hebben op de duurzaamheid en prestaties van de organisatie. De specifieke onderwerpen die deze standaard omvat, zijn:
- Arbeidsomstandigheden: Focust op het creëren van een optimale werkomgeving, inclusief gezondheid en veiligheid, voor alle werknemers.
- Gelijke behandeling en kansen: Benadrukt het belang van gelijke behandeling voor alle werknemers, met HR als voortrekker in het bevorderen van diversiteit en inclusiviteit.
- Overige arbeidsrechten: HR is verantwoordelijk voor de bescherming van werknemersrechten wat betreft contracten, voordelen, en eerlijke behandeling.
Verder heeft de ESRS S1 standaard meer dan 30 verschillende personeels-gerelateerde indicatoren geïdentificeerd. Voor HR is het belangrijk om goed inzicht te krijgen in deze vereisten en ook de nodige maatregelen te treffen om zich optimaal op het rapportageproces voor te bereiden. Enkele voorbeelden van indicatoren die gerapporteerd dienen te worden zijn:
- Werk-privé balans
- Beheer en incidenten op het gebied van gezondheid en veiligheid
- Loonkloof
- Genderdiversiteit
- Training en vaardigheden
- Incidenten met betrekking tot geweld en intimidatie op de werkvloer
Aan de slag met CSRD in 4 stappen
Wegwijs raken in de complexiteit van de CSRD kan in eerste instantie overweldigend lijken. Daarom stellen we een gestructureerde aanpak voor om het proces te vereenvoudigen door ons te concentreren op de volgende vier stappen:
- Begrijpen van rapportagevereisten: Begin met een diepgaande analyse van de ESRS, met specifieke focus op de “Own workforce” standaard. Maak jezelf vertrouwd met het soort gegevens en indicatoren die moet worden gerapporteerd en hoe dit te operationaliseren.
- Data mapping: Evalueer de huidige kwaliteit en beschikbaarheid van personeelsdata. Identificeer welke informatie direct beschikbaar is en identificeer de lacunes die moeten worden aangepakt. Het ontwikkelen van een strategie voor het verzamelen van ontbrekende gegevens is essentieel voor een correcte rapportage.
- Automatisering: Exploreer technologische oplossingen die het proces van data-integratie, verwerking en rapportage kunnen stroomlijnen. Automatisering is de sleutel tot het verbeteren van zowel de efficiëntie als de nauwkeurigheid van uw duurzaamheidsrapportage-inspanningen.
- Analyse en optimalisatie: Streef ernaar om verder te gaan dan louter rapportage en ga aan de slag met de verzamelde data door ze uitvoerig te analyseren en om zo tot waardevolle inzichten te komen. Deze inzichten moeten interne beslissingsprocessen ondersteunen en bijdragen tot de strategische ontwikkeling van de duurzaamheidsinitiatieven van uw organisatie.
Conclusie:
De nadruk van de CSRD op personeelsdata onderstreept de noodzaak van solide HR data inspanningen binnen organisaties. Tegelijkertijd biedt het ook een duidelijk kader en richtlijnen om bestaande initiatieven op het gebied van HR-dataverzameling, rapportage en analyse te verfijnen en te verbeteren. Deze nieuwe CSRD vereisten kunnen dus als springplank dienen voor HR-teams om niet alleen aan de regelgeving te voldoen en zo bij te dragen tot de duurzaamheid doelen van de organisatie, maar ook om op een gerichte manier een meer data-gedreven cultuur binnen de organisatie te bevorderen.